Matryca priorytetów

Jak układać zadania, by zyskać więcej czasu

Zastosowanie kwadratu Eisenhowera

Matryca Eisenhowera to potężne narzędzie do zarządzania produktywnością i czasem, które pomaga ludziom efektywniej zarządzać czasem, którym dysponują. Trenerzy z wielu dziedzin stosują to narzędzie dla siebie, jak również w swoich szkoleniach.

Jest to również świetny model do dzielenia się z każdym, kto jest zdezorganizowany, aby pomóc być bardziej skoncentrowanym na zadaniach naprawdę ważnych.

Czym więc jest ta matryca?

Cóż, były prezydent USA Eisenhower wykorzystał tę tak zwaną „zasadę Eisenhowera” do zorganizowania swoich zadań. Cytuje się go, mówiąc:

„To, co ważne, rzadko jest pilne, a to, co jest pilne, rzadko jest ważne.”

To właśnie dr Stephen Covey (znany ze sławy „Siedmiu nawyków bardzo skutecznych ludzi”) wziął te koncepcje do głównego nurtu, nazywając je „Pilną ważną matrycą” w swojej słynnej książce.

Za pomocą prostej siatki definiuje zadania według ich ważności i pilności:

Kwadrat 1 – Kryzysy – PILNE i WAŻNE

Kwadrat 2 – Cele i planowanie – NIEPILNE i WAŻNE

Kwadrat 3 – Zakłócenia – PILNE i NIE WAŻNE

Kwadrat 4 – Rozproszenie uwagi – NIE PILNE i NIE WAŻNE

Co rozumiemy przez „ważny i pilny”?

Pilne zadania: sprawiają, abyśmy zareagowali natychmiast, zatrzymujemy to, co obecnie robimy i zamiast tego pracujemy nad pilnym zadaniem.

Ważne zadania: prowadzą nas do naszej ogólnej misji lub celów, a te kluczowe działania często wymagają planowania, organizacji i inicjatywy.

Przyjrzyjmy się dokładniej poszczególnym kwadratom matrycy:

Kwadrat 1 – Kryzysy lub zadania „ważne i pilne”

Co: Zadania mieszczące się w tej ćwiartce obejmują terminy, pilne spotkania, naglące problemy, kryzysy i gaszenie pożarów. Może to być wszystko, od zaległego projektu lub zgłoszenia do skarg klientów, poważnego wąskiego gardła lub zepsutego procesu biznesowego aż do pęknięcia rurki hydraulicznej lub problemu zdrowotnego, takiego jak ból zęba, który nie został rozwiązany!

Jak się czujemy: Kiedy spędzamy dużo czasu w tym kwadracie, jesteśmy zestresowani i wypaleni.

Działanie: Zminimalizuj czas spędzony w tej ćwiartce, ustalając priorytety, planując i delegując, tj. spędzanie więcej czasu w Kwadracie 2. Tutaj najczęściej pomagam moim klientom w identyfikowaniu priorytetów – oraz w burzy mózgów w celu zaplanowania dużej ilości czasu na te ważne zadania. Pomocne może być również ćwiczenie coachingowe „Wielkie skały”, w którym identyfikują i koncentrują się na ukończeniu swoich „dużych skał”, zanim zaczną pracować nad kamykami i piaskiem, które w przeciwnym razie wypełnią ich życie.

Wskazówka: Postaraj się spędzić więcej czasu w kwadracie 2 – być może poświęcając czas na budowanie relacji, wdrażanie systemów i procesów oraz delegowanie.

Kwadrat 2 – Cele i planowanie lub zadania „ważne i niepilne”

Co: To jest twój kwadrat MAGICZNY! Nazywany również kwadrantem dużego obrazu.

Działania te zbliżają nas do naszych wielkich celów i projektów i mogą obejmować planowanie, relacje i budowanie zespołu, zapobieganie problemom i ocenę ryzyka, a nawet działania zdrowotne i rekreacyjne, które pomagają nam zachować równowagę w naszym życiu, np. spotkanie u dentysty lub rezerwacja hydraulika.

Jak się czujemy: Kiedy spędzamy dużo czasu w tym kwadracie, czujemy się spokojniejsi i pod kontrolą, radzimy sobie z większością problemów, zanim się pojawią i prawdopodobnie będziemy mieć solidne wsparcie ze strony innych. Wszystko to oznacza mniej kryzysów do zarządzania później, co jest dobre dla naszego życia, kariery oraz organizacji, dla których pracujemy.

Działanie: Poszukaj sposobów, aby zmaksymalizować czas spędzony w tej ćwiartce. Poświęć określony czas na planowanie, budowanie relacji, przygotowywanie się na problemy i dbanie o swoje zdrowie.

Zastanów się w jaki sposób planowanie i przygotowanie pozwoli ci zaoszczędzić czas i wysiłek na dłuższą metę.

Wskazówka: wiele osób nie chce czasu spędzonego na planowaniu i przygotowaniach, zamiast tego woli już działać. Tutaj możesz pomyśleć które działania i zadania dają ci maksymalne wyniki przy najmniejszym wysiłku.

——–

Tutaj naucz się zarządzaniem sobą w czasie >>Odbierz dostęp do szkoleń<<
————-

Kwadrat 3 – Zakłócenia lub zadania „pilne i nieważne”

Co: Zadania lub czynności w tej ćwiartce przerywają lub odbierają nam czas na ważne zadania. Może to być wszystko, od współpracowników przychodzących na pogawędki, pocztę e-mail, nagłe spotkania, mało ważne rozmowy, zadania, projekty.

Jak się czujemy: Kiedy spędzamy dużo czasu w tej ćwiartce, czujemy, że nie osiągamy zbyt wiele lub niczego nie osiągamy. Często w rezultacie reagujemy nieprzyjemnie na innych i czujemy się zablokowani, sfrustrowani i zestresowani.

Działanie: Zminimalizuj czas w tej ćwiartce, przeglądając listę zadań i ustalając priorytety, a przede wszystkim koncentrując się na zadaniach o wysokim znaczeniu. Pomyśl w jakich sytuacjach należałoby po prostu powiedzieć „nie” i zakwestionować lub przekazać te zadania innym osobom.

Wskazówka: jeśli jest to obszar, w którym spędzasz dużo czasu, pomocne może być również prowadzenie dziennika takich zakłóceń. Może to pomóc zidentyfikować pewne wzorce, zrozumieć ich źródło i opracować plan działania. Do tego Cię zachęcam.

Kwadrat 4 – Rozpraszacze lub zadania „Nie pilne oraz Nieważne”

Co: czas spędzony w tej ćwiartce to odwrócenie uwagi od bieżących zadań. Mogą to być zarówno nieistotne wiadomości e-mail lub rozmowy telefoniczne od znajomych, duża ilość powiadomień z różnych aplikacji, korzystanie z mediów społecznościowych, jak i dowolna aktywność, która marnuje czas i odwodzi nas od głównej pracy. Te rozproszenia powodują, że jesteśmy spóźnieni, nie kończymy projektów lub zadań na czas, mogą nas męczyć, zestresować, przez co nie jesteśmy w stanie działać skutecznie.

W naszym życiu osobistym takie rzeczy jak nadmierny czas spędzony na oglądaniu telewizji lub surfowanie po Internecie w domu mogą również należeć do tej kategorii.

W skrajnym przypadku zbyt dużo czasu spędzonego w tej ćwiartce może prowadzić do negatywnej samooceny i depresji.

Jak się czujemy: Nieświadome rozpraszanie się powoduje, że tracimy kontrolę nad naszymi celami, pracą, życiem.

Niektóre z tych rozproszeń mogą sprawić, że czujemy pozytywną energię, ponieważ robimy rzeczy, które sprawiają nam przyjemność.

Działanie: Nie o to więc chodzi, żeby całkowicie z tego rezygnować i utrzymywać stale koncentrację na zadaniach, aby osiągnąć rezultaty. Ważne jest, aby mieć pełną świadomość kiedy, gdzie i za pomocą czego się rozpraszamy i na jaki efekt to się przekłada w naszej pracy/życiu.

Wyeliminuj czas spędzony nieświadomie na rozrywce. Wykorzystaj czas odzyskany z tej ćwiartki, aby wzmocnić inne obszary.

Wskazówka: Jeśli obserwujesz, że spędzasz zbyt dużo czasu w tym kwadracie, napisz listę wszystkich swoich rozpraszaczy i czasu, jaki Ci zajmują.

Zarejestruj te dane w ciągu tygodnia. Kiedy zsumujesz całkowity czas spędzony na rozpraszaczach – możesz być zaskoczony.

Polecam też, aby skupić się na niektórych wielkich celach, którymi jesteś szczególnie zainspirowany tak, żeby miały pierwszeństwo przed rozpraszaczem.

Warto spisać listę rzeczy, których NIE należy robić, co pomaga im się przejrzeć i opracować plan działań wspierających.

Podsumujmy

Istotą prostej, ale potężnej Matrycy Priorytetów jest:

Świadome nadawanie priorytetu naszym najważniejszym zadaniom oraz planowanie i delegowanie zadań, abyśmy mogli poradzić sobie z problemami przed i ich nagłymi kryzysami.

Uświadomienie sobie naszych zakłóceń i rozproszeń, abyśmy mogli je zmniejszyć lub wyeliminować. To pozwala ludziom zarządzać ograniczonymi zasobami czasu, dzięki czemu ich zadania priorytetowe są wykonywane w przyjemniejszy i mniej stresujący sposób.

Na koniec: to ile czasu spędzasz w każdym kwadracie, będzie zależeć od wielu rzeczy, w tym od twojej osobowości, tego, jak dużą satysfakcję odczuwasz ze swojej pracy i życia oraz rodzaju pracy, którą wykonujesz.

Każdy powinien znaleźć unikalny sposób pracy, który będzie dla niego odpowiedni.

Jeśli chcesz poczytać o innych sposobach odzyskiwania czasu >> wejdź tutaj i czytaj artykuł